KI-Nutzen-Tracker: Zeitaufwand und Kosten pro Ablauf vor und nach dem KI-Einsatz festhalten

Für die Budgetplanung 2027 liegen Studien vor, die eine Richtung zeigen. Für die KPMG-Studie «Digitalisierung im Rechnungswesen 2026/27» wurden 183 Beschäftigte aus dem Rechnungswesen in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. Laut den Ergebnissen setzen 36 Prozent der Unternehmen KI bei der Vor- und Datenerfassung von Eingangsrechnungen ein. 44 Prozent planen steigende Digitalisierungsbudgets, 7 Prozent sinkende. Eine eigene Erhebung ist die Ausgabe 2025/2026 derselben Reihe: Laut KPMG-Pressemitteilung vom 17. November 2025 beobachteten dort 37 Prozent der Befragten unmittelbar nach der Einführung eine deutliche Zeitersparnis.

Was diese Zahlen nicht sagen: wie lange ein Beleg in Ihrem Betrieb vorher und nachher braucht. Es sind Anteile von Befragten, keine gemessenen Zeiten. Im Kundenservice kann laut Teleactis-Barometer «KI & Kundenbeziehung in der Schweiz 2026» (rund 100 Unternehmen) nur rund jedes fünfte Unternehmen eine positive Rendite seiner KI-Agenten beziffern (Netzwoche, 7. Oktober 2026). Ein Budgetposten braucht eine eigene Zahl, und die entsteht nur durch Messung im eigenen Betrieb.

Was die Vorlage erfasst

Pro Zeile steht ein Ablauf, etwa die Erfassung von Eingangsrechnungen, das Erstellen von Offerten oder die Antwort auf wiederkehrende Kundenanfragen. Dazu tragen Sie den Zeitaufwand vorher und nachher in Stunden pro Monat ein, die Kosten für Werkzeug oder Lizenz in Franken pro Monat und den bewerteten Nutzen. Die eingesparten Stunden rechnet die Tabelle selbst aus, die Totalzeile zeigt den Stand über alle Abläufe. Gelb hinterlegte Felder füllen Sie aus.

So gehen Sie vor

1. Wählen Sie die Abläufe, in denen KI bereits eingesetzt wird oder für das nächste Jahr geplant ist. Beginnen Sie mit einem Ablauf, der regelmässig anfällt
2. Messen Sie den Aufwand, bevor sich etwas ändert: Notieren Sie über einen gewöhnlichen Monat, wie lange der Ablauf tatsächlich dauert. Ein nachträglich geschätzter Wert ist kein Vergleich
3. Messen Sie nach der Einführung auf dieselbe Weise und mit derselben Abgrenzung. Zählt die Nachkontrolle dazu, zählt sie in beiden Messungen
4. Bewerten Sie die eingesparten Stunden mit Ihrem internen Stundensatz und stellen Sie die Kosten für Werkzeug und Lizenz dagegen
5. Tragen Sie auch Abläufe ohne Nutzen ein. Sie zeigen, wo ein Budgetposten wegfallen kann

Woran die Messung scheitert

• Die Ausgangsmessung fehlt: Wer erst nach der Einführung zu messen beginnt, hat keinen Vergleich
• Die Prüfzeit fehlt: Ein KI-Entwurf, der kontrolliert und korrigiert wird, spart weniger, als die reine Erstellungszeit vermuten lässt
• Ungenutzte Lizenzen fehlen: Gekaufte, aber kaum genutzte Lizenzen gehören in die Tabelle, auch wenn ihr Nutzenfeld leer bleibt

Vom Tracker ins Budget

Für die Budgetplanung zählt das Ergebnis pro Ablauf: eingesparte Stunden mal Stundensatz, abzüglich der Werkzeugkosten. Ein Vorhaben mit gemessenem Nutzen lässt sich begründen, eines ohne Messung bleibt eine Annahme. Für Vorhaben, die erst im neuen Jahr starten, halten Sie den heutigen Aufwand jetzt fest – dann liegt der Vergleich vor, sobald das Werkzeug läuft.

Modul 5 der Serie folgt als Readiness-Check: Er klärt, ob ein Assistent für Ihre Kundenanfragen sinnvoll ist.