Ihre KI schreibt Offerten und beantwortet Kundenfragen – wer prüft, ob es stimmt, bevor es hinausgeht?

Ein KI-Text liest sich fast immer überzeugend. Genau das macht ihn schwer zu prüfen: Ein falscher Preis, eine erfundene Frist oder eine Zusage, die Ihr Betrieb nicht einhält, fallen beim Überfliegen nicht auf. Bei einem Assistenten, der Kundenfragen selbständig beantwortet, liest niemand mehr mit. Die Prüfung gehört deshalb vor den Einsatz – und nach jeder Änderung wieder.

Die Excel-Checkliste hat drei Blätter: 18 Prüfpunkte für Ausgaben und Assistenten, einen Testsatz für 20 echte Fragen mit Soll-Antwort und eine Übersicht der Testläufe, die pro Version zählt, wie viele Antworten stimmen. Sie brauchen dafür weder zusätzliche Software noch eine IT-Abteilung, sondern eine Person, die das Fachgebiet kennt.

Der Kern: ein fester Testsatz

Wer einen Assistenten mit spontanen Fragen ausprobiert, prüft jedes Mal etwas anderes. Ob eine neue Version besser oder schlechter antwortet, lässt sich so nicht erkennen. Ein fester Satz von 20 Fragen mit festgehaltener Soll-Antwort macht Versionen vergleichbar. Er entsteht aus Ihrem Alltag: aus Mails, Telefonnotizen und Offertanfragen, nicht aus erfundenen Beispielen.

So gehen Sie vor

1. Sammeln Sie 20 Fragen, die Kunden tatsächlich gestellt haben. Mischen Sie häufige Standardfragen mit heiklen Fragen zu Preisen, Fristen und Garantie
2. Halten Sie zu jeder Frage die Soll-Antwort und die Quelle fest – Preisliste, AGB, Produktblatt. Ohne Soll-Antwort bleibt die Bewertung ein Bauchgefühl
3. Lassen Sie den Assistenten alle Fragen beantworten und tragen Sie pro Frage ein: korrekt, teilweise oder fehlerhaft. Bewerten soll eine fachkundige Person, nicht die Person, die den Assistenten eingerichtet hat
4. Legen Sie vor dem Test fest, ab wann der Assistent live gehen darf. Eine sinnvolle Mindestregel: keine fehlerhafte Antwort bei heiklen Fragen
5. Wiederholen Sie den Testlauf bei jeder neuen Version – neue Anleitung, neue Unterlagen oder ein Modellwechsel beim Anbieter. Jede Fehlantwort aus dem Betrieb wird zur neuen Testfrage

Ausgaben vor dem Versand prüfen

Für Texte, Offerten und Antworten, die eine Person mit KI erstellt und dann verschickt, gilt dasselbe Vier-Augen-Prinzip in kürzerer Form:

• Zahlen und Preise gegen die Quelle
• Namen, Adressen und Termine
• Zusagen, die Ihr Betrieb einhalten kann
• Ton und Anrede in Ihrer Firmensprache
• Keine Daten der Klasse «nie extern» aus den KI-Spielregeln

Einen Teil davon übernimmt die KI selbst: Lassen Sie einen Entwurf gegen Ihre Vorlage oder Preisliste abgleichen und die Abweichungen auflisten. Die Freigabe bleibt bei der Person, die das Dokument verschickt.

Drei Punkte, die erfahrungsgemäss klemmen

Erstens die Soll-Antworten: Sie aufzuschreiben dauert länger als das Sammeln der Fragen, und oft zeigt sich erst dabei, dass es im Betrieb keine einheitliche Antwort gibt. Klären Sie das zuerst. Zweitens das Unwissen – ein brauchbarer Assistent sagt, wenn er etwas nicht weiss, und leitet weiter, statt eine plausible Antwort zu erfinden. Nehmen Sie deshalb bewusst Fragen auf, die er nicht beantworten soll. Drittens die Wiederholung: Der erste Testlauf findet statt, spätere nach einer kleinen Änderung werden gerne ausgelassen. Gerade kleine Änderungen an der Anleitung verschieben Antworten an unerwarteter Stelle.

Das nächste Modul der Serie richtet den Blick auf den Kundenkontakt: ein Readiness-Check für den Punkt, an dem ein Assistent Ihre Kundenanfragen beantwortet.