KI wird in Ihrem Betrieb längst für heikle Aufgaben genutzt – ist festgelegt, welche Daten in welches Werkzeug dürfen?

56 Prozent der Betriebe haben keine KI-Richtlinie. Gleichzeitig wird KI längst für heikle Aufgaben eingesetzt: 70 Prozent geben das an, im Vorjahr waren es 54 Prozent. Und 84 Prozent der Mitarbeitenden wünschen sich mehr Anleitung, 80 Prozent haben keine angemessene Schulung erhalten. Die Lücke liegt nicht beim Willen der Leute, sondern bei der fehlenden Vorgabe.

Diese Vorlage führt Sie durch 16 Festlegungen. Am Ende steht eine Richtlinie, die auf eine Seite passt und die jede Person im Betrieb versteht. Sie brauchen dafür weder eine IT-Abteilung noch eine juristische Prüfung, sondern die Bereitschaft, ein paar Entscheide zu treffen.

Der Kern: Regeln mit Ersatzweg

Eine Richtlinie, die nur verbietet, erzeugt genau die Nutzung, die sie verhindern soll. Die Aufgabe bleibt bestehen, die Person löst sie weiter – dann eben über das private Konto auf dem eigenen Telefon, wo Sie nichts davon sehen. Regeln, die Alternativen anbieten, werden eingehalten. Deshalb steht in dieser Vorlage neben jeder Einschränkung ein freigegebener Weg, wie die Arbeit trotzdem erledigt wird.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Erfassen Sie zuerst, welche KI-Werkzeuge tatsächlich im Einsatz sind. Fragen Sie im Gespräch nach, nicht über eine Auswertung des Netzwerks – ehrliche Antworten bekommen Sie nur ohne Kontrollgefühl. Gratis-Konten und private Zugänge gehören auf dieselbe Liste
2. Legen Sie drei Datenklassen fest: frei, intern, nie in ein externes System. Mehr Klassen wirken genauer, werden im Alltag aber nicht mehr auseinandergehalten
3. Benennen Sie pro Klasse genau ein freigegebenes Werkzeug. Erst damit wird aus der Einteilung eine Regel, die jemand befolgen kann
4. Bestimmen Sie eine zuständige Person, die bei Zweifelsfällen entscheidet und neue Werkzeuge freigibt. Das ist keine neue Stelle, sondern eine benannte Ansprechperson
5. Setzen Sie ein Datum für die Nachführung. Werkzeuge und ihr Funktionsumfang ändern sich, die Richtlinie muss das nachvollziehen

Die drei Datenklassen

• Frei – alles, was ohnehin öffentlich ist: Website-Texte, Prospekte, allgemeine Fachfragen. Hier darf jedes Werkzeug verwendet werden
• Intern – Offerten, Abläufe, Protokolle ohne Personendaten. Nur im betrieblich freigegebenen Werkzeug mit Firmenkonto, nie über einen privaten Zugang
• Nie in ein externes System – Personendaten, Gesundheits- und Lohndaten, Verträge, Zugangsdaten. Für diese Klasse halten Sie fest, wie die Aufgabe stattdessen erledigt wird

Drei Punkte, die erfahrungsgemäss klemmen

Erstens die Zuordnung von Kundendaten: Das ist die häufigste Frage im Alltag und die, die am längsten offen bleibt. Entscheiden Sie sie zuerst. Zweitens die handelnden Assistenten – sobald ein Assistent Mails senden oder Dateien anlegen darf, genügt eine Datenregel nicht mehr, dann braucht es eine Festlegung, wer diese Freischaltung erteilt. Drittens der Meldeweg: Von vertraulichen Daten, die versehentlich in ein Werkzeug gelangt sind, erfahren Sie nur, wenn die Meldung ohne Schuldzuweisung abläuft.

Gehen Sie die fertige Richtlinie einmal gemeinsam im Team durch, statt sie nur zu verteilen. Die Spalte «Bemerkungen» trägt Ihre konkrete Festlegung – ausgedruckt ergibt sie das Dokument, das Sie abgeben. Über die Spalte «Erledigt?» sehen Sie, welche Entscheide noch offen sind.

Das nächste Modul der Serie richtet den Blick nach aussen: ein Readiness-Check für den Punkt, an dem ein Assistent Ihre Kundenanfragen beantwortet.