Freigabeliste für KI-Werkzeuge: welche Werkzeuge, mit welchen Daten, mit welchen Rechten

Laut EY AI Survey 2026 (604 Befragte in der Schweiz) geben 29 Prozent an, dass private KI-Konten wie ChatGPT in ihrem Unternehmen erlaubt sind. Ob ein Werkzeug erlaubt ist, ist allerdings nur ein Teil der Frage. Ebenso wichtig ist, welche Daten hineingehören und wer einem Assistenten erlaubt, selbst etwas zu verändern.

Ohne Liste entscheidet jede Person selbst. Ein Werkzeug wird ausprobiert, weil es jemand im Team empfohlen hat, und bleibt im Einsatz, ohne dass festgelegt ist, ob Kundendaten oder Personaldaten darin verarbeitet werden dürfen. Eine Freigabeliste hält diese Entscheide an einem Ort fest, kurz genug, dass sie gelesen wird.

Das Vorgehen in drei Schritten

1. Werkzeuge erfassen: Sammeln Sie alle KI-Werkzeuge, die im Betrieb genutzt werden, auch kostenlose und private Konten sowie KI-Funktionen in bestehender Software. Eine kurze Umfrage im Team genügt
2. Erlaubte Daten je Werkzeug festlegen: Ordnen Sie jedem Werkzeug zu, welche Daten hineingehören, etwa öffentliche Informationen, interne Unterlagen, Kundendaten oder Personaldaten. Zu prüfen sind unter anderem die Vertragsbedingungen des Anbieters, der Speicherort der Daten und die eigenen Geheimhaltungspflichten
3. Schreibrechte regeln: Bestimmen Sie, wer einem Assistenten erlauben darf, Mails zu senden, Termine einzutragen oder Dateien zu ändern. Lesen und Schreiben sind getrennte Entscheide

Neue Werkzeuge

Ein neues Werkzeug kommt erst nach einem Eintrag in der Liste zum Einsatz. Legen Sie fest, wer den Eintrag prüft und freigibt.

Aufbau der Liste

Eine Tabelle mit einer Zeile pro Werkzeug genügt. Diese Spalten bilden das Grundgerüst:

Die Datenklassen übernehmen Sie aus Ihren KI-Spielregeln. Eine Vorlage zum Ausfüllen finden Sie in Modul 4 des KI-Praxis-Baukastens: KI-Spielregeln. Wie Sie Schreibrechte für Assistenten festlegen, zeigt die Seite Schreibrechte für KI-Assistenten.

Was in der Praxis schiefgeht

• Die Liste erfasst nur gekaufte Lizenzen: Private Konten und KI-Funktionen in bestehender Software fehlen, obwohl auch dort Daten hineingehen
• Die Liste ist zu ausführlich: Seitenlange Begründungen werden nicht gelesen. Eine Zeile pro Werkzeug reicht
• Niemand ist zuständig: Ohne benannte Person bleiben neue Werkzeuge ohne Eintrag, und die Liste veraltet
• Schreibrechte werden mit dem Werkzeug freigegeben: Wer ein Werkzeug erlaubt, hat damit noch nicht entschieden, ob ein Assistent in seinem Namen Mails senden darf

Wo die Grenzen liegen

• Die Freigabeliste ersetzt keine rechtliche Prüfung der Anbieterverträge. Bei Personaldaten und besonders schützenswerten Daten gehört diese vorher geklärt
• Eine Liste wirkt nur, wenn das Team sie kennt. Gehört sie nicht zur Einführung neuer Mitarbeitender, bleibt sie ein Ablagedokument
• Werkzeuge ändern ihre Funktionen. Ein Werkzeug, das heute nur liest, kann nach einer Aktualisierung selbst Aktionen ausführen. Die Durchsicht im Eintrag fängt das auf

Der Zuschnitt für den Start

Begonnen wird mit den Werkzeugen, die im Betrieb am meisten genutzt werden. Für jedes wird eine Zeile ausgefüllt und mit dem Team besprochen. Weitere Werkzeuge kommen mit ihrem ersten Einsatz dazu, über einen Eintrag in der Liste.