Bevor ein Assistent Mails senden darf, gehören drei Entscheide getroffen

KI-Assistenten lesen nicht mehr nur mit. Sie senden Mails, setzen Termine und legen Dateien in SharePoint an. Seit dem 20. August 2026 sind Computer Use, Browser Use, Skills API und Files API allgemein verfügbar; in Microsoft 365 muss ein Administrator in Entra den schreibenden Zugriff bewusst freischalten. Bis zu diesem Klick liest ein Assistent nur, danach handelt er im Namen des Betriebs.

Das ist der Punkt, an dem eine KI-Richtlinie aus dem Ordner in die Konfiguration wandert. 70 Prozent der Mitarbeitenden setzen KI bereits für heikle Aufgaben ein, im Vorjahr waren es 54 Prozent. 56 Prozent der Betriebe haben dazu keine Regel. Wer freischaltet, bevor drei Fragen beantwortet sind, beantwortet sie trotzdem – nur unausgesprochen.

Entscheid 1 – wer darf es nutzen

Die Freischaltung geht pro Gruppe, nicht pauschal für alle. Das ist kein Misstrauen gegenüber der Belegschaft, sondern eine Frage des Zuschnitts: Wer keine Kundenmails schreibt, braucht keinen Assistenten, der Kundenmails senden darf. In einem Betrieb mit 1 bis 20 Mitarbeitenden heisst das praktisch: eine kleine Gruppe beginnt, eine benannte Person nimmt weitere dazu.

Entscheid 2 – was darf verändert werden

Lesender Zugriff zeigt etwas an, schreibender Zugriff verändert etwas. Der Unterschied ist im Alltag unauffällig und in der Wirkung gross: Ein falsch gelesenes Dokument führt zu einer schlechten Antwort, eine falsch gesendete Mail liegt beim Empfänger. Deshalb gehört festgelegt, welche Ablagen, Postfächer und Kalender im Zugriff stehen und welche nicht. Der Rechteumfang begrenzt den Schaden eines Fehlgriffs auf den Bereich, in dem der Assistent arbeiten soll. Wer Termine im Team-Kalender setzen lässt, braucht dafür keinen Zugriff auf die Lohnablage.

Entscheid 3 – wer sieht nach

Die dritte Frage ist die, an der Richtlinien am häufigsten scheitern: Wer steht dafür gerade, wenn der Assistent etwas tut. Die Antwort ist eine Person mit Namen, keine Abteilung. Sie gibt weitere Nutzerinnen und Nutzer frei, entscheidet Zweifelsfälle und schaut in einem festen Rhythmus nach, was der Assistent tatsächlich verändert hat.

Dass etwas schiefging, merkt man selten am System, sondern an der Rückfrage einer Kundin zu einer Mail, die niemand bewusst geschrieben hat. Damit es früher auffällt, hilft Unscheinbares: Ausgänge des Assistenten im Ordner «Gesendet» sichtbar lassen und in den ersten Wochen mitlesen.

Microsoft hat dafür einen Weg vorgezeichnet. In Entra sind KI-Agenten eigene Identitäten mit einer hinterlegten verantwortlichen Person, einem Ablaufdatum und wiederkehrenden Zugriffsüberprüfungen. Dazu gehört die Lizenzhürde: Diese Governance-Funktionen setzen Microsoft 365 E7 oder eine Agent-365-Lizenz zusammen mit mindestens Entra P1 voraus. Für viele Kleinbetriebe ist das vorerst eine Richtungsangabe und keine verfügbare Option. Die benannte Person und der regelmässige Blick auf die Ausgänge sind es dagegen sofort.

Was in der Praxis schiefgeht

• Freigeschaltet wird für alle, weil die Pflege von Gruppen Aufwand macht. Der Aufwand fällt später trotzdem an, dann aber unter Zeitdruck
• Der schreibende Zugriff kommt mit, ohne dass ihn jemand wollte: Manche Freischaltung fasst Lesen und Schreiben in einem Schalter zusammen. Wer nur lesen lassen will, stellt das ausdrücklich so ein
• Der Assistent arbeitet unter einem Sammelkonto. Dann steht in der Spur des Systems der Name des Kontos und nicht die Person, die den Auftrag gegeben hat
• Niemand schaut nach, weil nichts passiert ist. Ausbleibende Meldungen sind kein Nachweis – sie zeigen nur, dass niemand hingeschaut hat

Wo die Grenzen liegen

• Der Rechteumfang begrenzt den Schaden, er verhindert ihn nicht. Innerhalb der freigegebenen Ablage kann ein Assistent auch das Falsche tun
• Eine gesendete Mail lässt sich nicht zurückholen. Bei allem mit Aussenwirkung ist die Zwischenstufe tragfähiger: Der Assistent erstellt den Entwurf, eine Person sendet
• Protokolle zeigen, was geschehen ist, nicht ob es richtig war. Die fachliche Beurteilung bleibt bei der zuständigen Person
• Was der Assistent in einem angebundenen Fremdsystem tut, steht nicht zwingend im selben Protokoll

Die drei Entscheide gehören auf Papier

Mündlich getroffene Festlegungen gelten so lange, wie sich die Beteiligten an sie erinnern. Geschrieben stehen sie auch dann noch, wenn jemand Neues dazukommt. 84 Prozent der Mitarbeitenden wünschen sich mehr Anleitung zum Einsatz von KI – eine Seite mit klaren Festlegungen beantwortet davon mehr als ein Verbot.

Modul 4 des KI-Praxis-Baukastens ist die Vorlage dazu: eine Richtlinie zum Ausfüllen, die neben den Regeln für Daten und Werkzeuge auch festhält, wer eine Freischaltung erteilt und wer im Zweifelsfall entscheidet.