Die gesparte Zeit bleibt nur dort, wo der Assistent aus geordneten Quellen antwortet

Die Zahl ist belegt: 2,3 Stunden pro Person und Tag spart der Einsatz von KI-Assistenten laut einer internationalen Erhebung, an der auch Schweizer Betriebe beteiligt sind. Die zweite Zahl aus derselben Erhebung relativiert sie. 87 Prozent der IT-Verantwortlichen sagen, die Ergebnisse müssten regelmässig überarbeitet werden, und 77 Prozent brauchen für KI-Arbeit mehr Prüfzeit als für die eines Menschen.

Beides stimmt gleichzeitig. Die Ersparnis entsteht beim Suchen, Zusammenfassen und Formulieren. Sie verschwindet wieder in der Nachkontrolle – überall dort, wo der Assistent auf ungeordnetem Material antwortet. Ein Modell, das auf Allgemeinwissen zurückfällt, formuliert genauso überzeugend wie eines, das die interne Weisung gelesen hat. Für die lesende Person ist der Unterschied nicht sichtbar, also wird alles geprüft – auch das Richtige.

Woran Sie erkennen, ob Ihre Wissensbasis trägt

Für eine erste Einschätzung genügen drei Fragen:

• Nennen zwei Personen unabhängig voneinander dasselbe Dokument, wenn man nach der geltenden Fassung fragt
• Steht auf den wichtigsten Dokumenten, ab wann sie gelten und wer sie pflegt
• Findet jemand, der neu im Betrieb ist, die Antwort ohne Rückfrage bei einer Kollegin

Wird eine dieser Fragen mit Nein beantwortet, liegt das Problem nicht beim Assistenten. Es liegt beim Material – und es besteht auch ohne KI. Nur fällt es dann weniger auf, weil Menschen aus Erfahrung ergänzen, was in der Ablage fehlt.

Was eine Quelle tauglich macht

Eine Wissensquelle, auf die ein Assistent antworten darf, erfüllt drei Bedingungen: aktuell, eindeutig, zuständig.

• Aktuell heisst: mit Gültigkeitsdatum versehen und erkennbar, ob eine neuere Fassung existiert. Ein Dokument ohne Datum ist für einen Assistenten so gültig wie jedes andere
• Eindeutig heisst: Zu einer Frage gibt es eine Antwort im Bestand, nicht zwei, die sich widersprechen
• Zuständig heisst: Eine namentlich benannte Person hält das Dokument aktuell. Ohne sie altert der Bestand ab dem Tag der Freigabe

Die drei typischen Fehlerbilder

Zwei Fassungen desselben Dokuments. Die überarbeitete Version liegt im Teams-Kanal, die alte im Laufwerk. Der Assistent liest beide und mischt. Die Antwort ist dann nicht falsch zitiert, sondern aus zwei Ständen zusammengesetzt – das fällt beim Prüfen schwerer auf als ein klarer Fehler.

Veraltete Ablagen, die formal noch gelten. Preislisten, Weisungen und Merkblätter aus einem abgeschlossenen Jahr werden selten gelöscht. Für eine Mitarbeiterin ist am Ordnernamen erkennbar, dass sie überholt sind; für einen Assistenten sind sie gleichwertiger Text.

Niemand ist zuständig. Der Bestand wird einmal für den Assistenten aufgeräumt und danach nicht mehr angefasst. Die Qualität der Antworten sinkt langsam und ohne Warnung – bis die Leute aufhören zu fragen und wieder selbst suchen.

Der Bogen zum Wissens-Inventar

Diese Arbeit fällt ohnehin an, auch ohne Assistent. Das Wissens-Inventar aus Modul 1 des KI-Praxis-Baukastens ist die Liste dazu: Welches Wissen ist im Betrieb vorhanden, wo liegt es, wer hält es aktuell, und was steckt bis heute nur in einem Kopf. Betriebe mit 1 bis 20 Mitarbeitenden kommen auf eine überschaubare Zahl von Einträgen und sehen daran, welche davon einen Assistenten tragen könnten und welche zuerst Arbeit brauchen.

So schneiden Sie den Start zu

1. Listen Sie die Fragen, die im Betrieb am häufigsten intern gestellt werden – aus dem Postfach, aus dem Chat, aus dem Gang
2. Ordnen Sie jeder Frage das Dokument zu, das sie beantwortet. Fragen ohne Dokument sind der eigentliche Befund
3. Prüfen Sie diese Dokumente gegen die drei Bedingungen und räumen Sie auf, was durchfällt
4. Bestimmen Sie je Dokument eine zuständige Person und einen Anlass, zu dem es nachgeführt wird
5. Geben Sie dem Assistenten nur den geprüften Teil frei und lassen Sie ihn den Rest weiterleiten

Ein Assistent, der auf zehn geprüften Quellen antwortet und alles andere weitergibt, spart mehr Zeit als einer, der den ganzen Bestand liest und dessen Antworten jedes Mal nachgeprüft werden müssen.