Belegverarbeitung im Budget 2027: was Studien zeigen und was offen bleibt

Für die Budgetplanung 2027 liegt eine Studienreihe vor, die das Rechnungswesen regelmässig befragt. In der KPMG-Studie «Digitalisierung im Rechnungswesen 2026/27» haben 183 Beschäftigte aus dem Rechnungswesen in Deutschland, Österreich und der Schweiz Auskunft gegeben.

Was die Studien zeigen

• 36 Prozent der Unternehmen setzen KI bei der Vor- und Datenerfassung von Eingangsrechnungen ein
• 44 Prozent planen steigende Digitalisierungsbudgets, 7 Prozent sinkende

Eine eigene Erhebung ist die Ausgabe 2025/2026 derselben Reihe. Laut KPMG-Pressemitteilung vom 17. November 2025 beobachteten dort 37 Prozent der Befragten unmittelbar nach der Einführung von KI im Rechnungswesen eine deutliche Zeitersparnis.

Die Erfassung von Eingangsrechnungen gehört damit zu den Aufgaben im Rechnungswesen, bei denen KI bereits eingesetzt wird.

Was offen bleibt

Die veröffentlichten Ergebnisse nennen weder Zeit noch Kosten pro Beleg. Die 37 Prozent sind ein Anteil von Befragten, die eine deutliche Zeitersparnis beobachten. Eine Angabe in Stunden oder einen Vergleich vorher und nachher enthalten die veröffentlichten Ergebnisse nicht. Wie viel Zeit eine Rechnung in Ihrem Betrieb heute braucht und wie viel nach der Einführung, lässt sich daraus nicht ablesen.

Im Kundenservice kann laut Teleactis-Barometer «KI & Kundenbeziehung in der Schweiz 2026» (rund 100 Unternehmen) nur rund jedes fünfte Unternehmen eine positive Rendite seiner KI-Agenten beziffern (Netzwoche, 7. Oktober 2026).

Messung im eigenen Betrieb

1. Ablauf abgrenzen: Legen Sie fest, wo die Belegverarbeitung beginnt und endet, etwa vom Eingang der Rechnung bis zur Freigabe zur Zahlung. Nachkontrolle und Korrekturen gehören dazu
2. Ausgangslage erheben: Halten Sie über einen gewöhnlichen Monat fest, wie viele Belege eingehen und wie viel Zeit die Verarbeitung insgesamt braucht. Ein nachträglich geschätzter Wert ist kein Vergleich
3. Nach der Einführung gleich messen: dieselbe Abgrenzung, ein vergleichbarer Monat, dieselben Aufgaben. Die Zeit für die Prüfung und Korrektur der KI-Vorschläge zählt mit
4. Kosten dagegenstellen: Lizenz, Einrichtung und Betreuung des Werkzeugs pro Monat
5. Ergebnis festhalten: eingesparte Stunden, bewertet mit dem internen Stundensatz, abzüglich der Werkzeugkosten

Was in der Praxis schiefgeht

• Die Ausgangsmessung fehlt: Wer erst nach der Einführung zu messen beginnt, hat keinen Vergleich
• Die Prüfzeit fällt weg: Ein Beleg, dessen erfasste Werte kontrolliert und korrigiert werden, spart weniger, als die reine Erfassungszeit vermuten lässt
• Der Monat ist untypisch: Jahresabschluss oder Ferienzeit verzerren die Messung. Vergleichen Sie Monate mit ähnlichem Belegaufkommen
• Die Abgrenzung wechselt: Zählt die Freigabe vorher dazu und nachher nicht, misst der Vergleich die Abgrenzung statt den Nutzen

Wo die Grenzen liegen

• Studien zeigen, was andere Betriebe beobachten. Für einen Budgetposten in Ihrem Betrieb ersetzen sie die eigene Messung nicht
• Zeit ist nicht der einzige Nutzen: Weniger Erfassungsfehler oder eine kürzere Durchlaufzeit bis zur Zahlung gehören separat notiert, auch wenn sie sich nicht in Franken ausdrücken lassen
• Bei wenigen Belegen pro Monat fällt der Unterschied klein aus. Dann zählt, ob die eingesparte Zeit die Werkzeugkosten deckt

Vorlage für die Messung

Der KI-Nutzen-Tracker aus dem KI-Praxis-Baukasten erfasst pro Ablauf den Zeitaufwand vorher und nachher, die Kosten für Werkzeug oder Lizenz und den bewerteten Nutzen. Die Excel-Vorlage ist kostenlos: www.infofactory.ch/de/ki-nutzen-tracker. Für Vorhaben, die erst 2027 starten, halten Sie den heutigen Aufwand jetzt fest. Dann liegt der Vergleich vor, sobald das Werkzeug läuft.