Digitales Büro
Zeit für das Wesentliche gewinnen.
Die Hauptsache ist,
dass die Hauptsache
die Hauptsache bleibt.
Dieser Satz – oft Stephen Covey zugeschrieben – bringt es auf den Punkt: Als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer eines KMU jonglieren Sie täglich zwischen operativen Aufgaben, Kunden, Team, Administration – und dem Anspruch, auch mal in Ruhe an der Zukunft zu arbeiten.
Viele KMU-Inhaber:innen kennen das Gefühl: Man ist ständig beschäftigt – aber kommt trotzdem nicht richtig vorwärts. Genau hier helfen strukturierte Priorisierungsmethoden. In Kombination mit einem digitalen Büro, das Routinetätigkeiten automatisiert und Informationen zentral bündelt, lässt sich der Arbeitsalltag spürbar entlasten.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf praxiserprobte Methoden vor, mit denen Sie sofort Klarheit gewinnen können – plus Tipps, wie Sie digitale Unterstützung sinnvoll einbinden.
Die Prioritäten richtig setzen. Das digitale Büro unterstützt dabei.
1. Entscheidungskriterium:
Was ist wichtig, was nur dringend?
Die Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben in vier Kategorien:
- Wichtig & dringend: Sofort erledigen.
- Wichtig, aber nicht dringend: Terminieren und fokussiert angehen.
- Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren oder automatisieren.
- Weder wichtig noch dringend: Streichen.
Das digitale Büro unterstützt Sie:
Viele zeitraubende E-Mails, Freigaben oder Nachfragen landen im „dringend, aber nicht wichtig“-Quadranten. Ein digitales Büro kann hier helfen, indem es klare Prozesse, automatische Benachrichtigungen und Abläufe schafft – damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren können.
„Was wichtig ist, ist selten dringend. Und was dringend ist, ist selten wichtig.“ – Dwight D. Eisenhower
2. Entscheidungskriterium:
Wo ist der grösste Hebel?
Die ABC-Analyse teilt Aufgaben nach ihrem Nutzen auf:
- A-Aufgaben: Höchster Wertbeitrag (z. B. Kundenentwicklung, Strategie).
- B-Aufgaben: Wichtig, aber ersetzbar.
- C-Aufgaben: Routine oder Nice-to-have.
Das digitale Büro unterstützt Sie:
Nutzen Sie 1–2 Stunden pro Woche zur A-Fokuszeit: Keine Meetings, kein Telefon, kein Mail. Wenn Ihr digitales Büro z. B. Zahlungen, Offerten oder Projektabwicklung automatisiert, gewinnen Sie genau dafür Zeit.
„Effizienz ist, die Dinge richtig zu tun. Effektivität ist, die richtigen Dinge zu tun.“ – Peter F. Drucker
3. Entscheidungskriterium:
Mut zur Klarheit
Reduktion auf das Wesentliche und die Ressourcen nicht verzetteln:
- Must have: Ohne geht’s nicht.
- Should have: Wichtig, aber nicht zwingend.
- Could have: Wenn Zeit und Budget es erlauben.
- Won’t have (this time): Wird bewusst auf später verschoben.
Das digitale Büro unterstützt Sie:
Nutzen Sie diese Kategorisierung in Gesprächen mit Ihrem Team oder Partnern, um unnötige Komplexität zu vermeiden. Im digitalen Büro hilft diese Methode, realistisch zu planen und nicht an überhöhten Erwartungen zu scheitern.
„Wenn alles Priorität hat, hat nichts Priorität.“ – Unbekannt
4. Entscheidungskriterium:
Weniger tun, mehr erreichen
Ein Klassiker, der hilft, sich auf den Output statt auf die Auslastung zu konzentrieren.
Das digitale Büro unterstützt Sie:
Fragen Sie sich regelmässig: Welche Aufgaben bringen echten Nutzen für das Geschäft? Ein digitales Büro zeigt Ihnen mit einfachen Auswertungen, welche Prozesse oder Kunden wirklich zum Ergebnis beitragen – und wo Sie nur beschäftigt sind.
„80 % der Ergebnisse entstehen durch 20 % der Aktivitäten.“ – Vilfredo Pareto
5. Entscheidungskriterium:
Limiten für besseren Arbeitsfluss
KANBAN-Boards machen Arbeit sichtbar und steuern den Fluss. WIP-Limits (Work-in-Progress) verhindern, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig offen sind.
Das digitale Büro unterstützt Sie:
Ob mit physischem Whiteboard oder digitalem Tool: Ein einfaches „To Do – In Arbeit – Erledigt“-Board mit klaren Begrenzungen hilft Ihnen und Ihrem Team, den Fokus zu behalten. Das digitale Büro unterstützt Sie dabei, Verantwortlichkeiten, Status und Fälligkeiten auf einen Blick zu sehen.
„Limitierung ist nicht Einschränkung, sondern Fokus.“ – David J. Anderson
Fazit: Wer priorisiert, schafft Raum – im Kopf und im Kalender.
Unternehmerischer Erfolg hängt heute nicht allein vom Einsatz ab, sondern vom fokussierten Einsatz. Die vorgestellten Methoden helfen Ihnen, Entscheidungen zu treffen, Überlastung zu vermeiden – und wieder aktiver zu steuern statt nur zu reagieren.
Doch Priorisierung gelingt nicht im luftleeren Raum. Sie braucht auch die richtigen Strukturen – und digitale Unterstützung, die administrative Lasten abnimmt, Prozesse vereinfacht und Klarheit schafft.
Einladung zum Digitalcheck
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In einem unverbindlichen Strategiegespräch zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Büro digital so organisieren, dass Sie:
- wieder Zeit für das Wesentliche gewinnen,
- Routinen automatisieren,
- Prioritäten besser umsetzen
- und Ihre Aufgaben mit klarem Kopf angehen können.
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„Der Schlüssel zum Erfolg ist nicht Zeitmanagement, sondern Prioritätenmanagement.“
Stephen R. Covey
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- Keine Verpflichtung: Es gibt keinerlei Verpflichtung zur weiteren Zusammenarbeit.