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Digitalcheck: Zeitfresser los werden

Digitales Büro

Die Eisenhower-Matrix: Fokus auf das Wesentliche.

Wichtiger als dringend: Mit der Eisenhower-Matrix zur besseren Priorisierung im KMU-Alltag
 

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Der Tag beginnt, und schon stapeln sich die Anfragen. Ein Kunde will ein Angebot, ein Mitarbeiter braucht Unterstützung, und dann ist da noch das Projekt, das eigentlich längst gestartet sein sollte…

Viele KMU verlieren täglich Zeit und Energie, weil alles gleichzeitig wichtig erscheint. Doch nicht alles, was drängt, bringt Sie auch wirklich weiter. Genau hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel – ein einfaches, aber geniales Werkzeug für mehr Fokus und bessere Entscheidungen.

So funktioniert die Eisenhower-Matrix.

Die Eisenhower-Matrix hilft, Aufgaben in vier Felder zu sortieren:
Nach Dringlichkeit und Wichtigkeit

 

 

🟩 Feld A – Wichtig & Dringend: Sofort erledigen
🟦 Feld B – Wichtig, aber nicht dringend: Terminieren und planen
🟨 Feld C – Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren
🟥 Feld D – Weder wichtig noch dringend: Weglassen

 

Zwei Praxisbeispiele für KMU
 

Beispiel 1 – Maschinenbau KMU:

  • A: Maschine steht still – sofortiger Einsatz notwendig

  • B: Planung einer neuen Fertigungslinie – braucht Fokus, aber keinen Soforteinsatz

  • C: Rückruf eines Kunden, der nur eine Statusinfo möchte – kann delegiert werden

  • D: Newsletter lesen, der nichts mit dem Geschäft zu tun hat – kann entfallen
     

Beispiel 2 – Treuhandbüro:

  • A: MWST-Abgabe morgen fällig – sofort erledigen

  • B: Evaluierung einer neuen Buchhaltungssoftware – wichtig, aber kein Zeitdruck

  • C: Rückfragen zum Status einer Offerte – durch Team beantwortbar

  • D: Formatieren von Tabellen für den internen Gebrauch – unnötig manuell

 

Quadrant 3 im Fokus: Dringend, aber nicht wichtig

Hier verstecken sich viele Zeitfresser, die zwar sofortige Aufmerksamkeit verlangen – aber keinen echten Wert schaffen. Genau hier entfaltet die Digitalisierung ihren grössten Nutzen.

  • Automatisierte Workflows (z. B. Rechnungsversand, Rückruf-Erinnerungen)
  • Digitale Ticketsysteme für Kundenanfragen
  • Reminder-Tools für wichtige Aufgaben (B-Feld)

👉 Tipp: Kombinieren Sie die Eisenhower-Matrix mit einem digitalen Tool – so behalten Sie jederzeit den Überblick. Kontaktieren Sie uns. Gerne zeigen wir Ihnen wie das geht.


US-Präsident Dwight D. Eisenhower sagte einmal:
 

„Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind selten dringend.“

So setzen Sie die Eisenhower-Matrix im KMU Alltag ein.

Die Theorie ist das eine, die praktische Anwendung das andere. Für KMU ist es entscheidend, die Eisenhower-Matrix nicht nur zu verstehen, sondern auch effektiv in den Arbeitsalltag zu integrieren. Hier sind einige Schritte und Tipps, wie Sie und Ihr Team die Matrix optimal nutzen können:

 

Schritt 1: Aufgaben sammeln und auflisten

Bevor Sie priorisieren können, müssen Sie wissen, was alles ansteht. Sammeln Sie alle Aufgaben, Projekte und Verpflichtungen, die Sie oder Ihr Team haben. Schreiben Sie alles auf, egal wie klein oder groß es ist. Eine digitale To-Do-Liste, ein Projektmanagement-Tool oder sogar ein einfaches Notizbuch können hier hilfreich sein.

 

Schritt 2: Dringlichkeit und Wichtigkeit definieren

Dies ist der Kern der Matrix. Nehmen Sie sich jede Aufgabe vor und bewerten Sie sie nach zwei Kriterien:

  • Dringlichkeit: Muss die Aufgabe sofort erledigt werden? Gibt es eine nahende Frist? Hat sie unmittelbare Konsequenzen, wenn sie nicht schnell erledigt wird?
  • Wichtigkeit: Trägt die Aufgabe direkt zu Ihren langfristigen Unternehmenszielen bei? Hat sie einen signifikanten Einfluss auf den Erfolg, die Kundenzufriedenheit oder die strategische Ausrichtung Ihres KMU?

Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Viele Aufgaben fühlen sich dringend an, sind es aber objektiv betrachtet nicht. Und nicht alle wichtigen Aufgaben sind auch dringend.

 

Schritt 3: Aufgaben zuordnen und handeln

Ordnen Sie jede Aufgabe einem der vier Quadranten zu und handeln Sie entsprechend:

  • Quadrant 1 (Wichtig & Dringend): Sofort erledigen. Konzentrieren Sie sich auf diese Aufgaben, bis sie abgeschlossen sind. Versuchen Sie, die Ursachen für das Auftreten dieser Aufgaben zu identifizieren, um sie in Zukunft zu vermeiden.
  • Quadrant 2 (Wichtig & Nicht dringend): Planen Sie diese Aufgaben fest in Ihren Kalender ein. Blocken Sie sich Zeit dafür, als wären es wichtige Termine. Dies sind die Aufgaben, die Ihr Unternehmen voranbringen und langfristigen Erfolg sichern.
  • Quadrant 3 (Nicht wichtig & Dringend): Delegieren Sie diese Aufgaben an geeignete Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass die delegierte Person die notwendigen Ressourcen und Informationen hat. Wenn Delegation nicht möglich ist, überlegen Sie, ob die Aufgabe automatisiert werden kann.
  • Quadrant 4 (Nicht wichtig & Nicht dringend): Eliminieren Sie diese Aufgaben. Wenn Sie sie nicht eliminieren können, minimieren Sie den Aufwand dafür. Fragen Sie sich immer: „Muss das wirklich gemacht werden? Und wenn ja, von wem und wann?"

 

Schritt 4: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Die Eisenhower-Matrix ist kein einmaliges Werkzeug, sondern ein dynamischer Prozess. Überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste regelmäßig (z.B. täglich oder wöchentlich) und passen Sie die Prioritäten bei Bedarf an. Neue Aufgaben kommen hinzu, andere werden erledigt, und die Dringlichkeit oder Wichtigkeit kann sich ändern.

💡 Digitalisierung trifft Priorisierung

Die Eisenhower-Matrix funktioniert heute besser denn je – wenn sie mit digitalen Tools kombiniert wird. Gerade administrative Aufgaben lassen sich durch Systeme wie dem digitalen Büro von Infofactory automatisieren, delegieren oder vermeiden.

So gewinnen Unternehmer Zeit für Strategie statt für Schein-Dringlichkeit.

 

Einladung zum Digitalcheck
 

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In einem unverbindlichen Strategiegespräch zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Büro digital so organisieren, dass Sie:

  • wieder Zeit für das Wesentliche gewinnen,
  • Routinen automatisieren,
  • Prioritäten besser umsetzen
  • und Ihre Aufgaben mit klarem Kopf angehen können.

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