Digitales Büro
Die 10 grössten Zeitfresser in KMU – und wie digitale Werkzeuge sie eliminieren
Unnötiger Zeitverlust?
Zeit ist ein zentraler Engpass in Schweizer KMU. Mit knappem Personal vor allem in Kleinst- und Kleinunternehmen, in denen rund 65 % der Mitarbeitenden der Schweiz arbeiten, kann ineffiziente Arbeitszeit massive Auswirkungen haben (BFS/Uni St. Gallen). Gleichzeitig zeigen Studien: Wer digitale Prozesse nutzt, arbeitet effizienter und steigert seine Wettbewerbsfähigkeit (Lehmann & Beckmann, 2024).
Bei diesen Zeitfressern hilft das digitale Büro sofort weiter.
Zeitfresser 1:
Manuelle Datenerfassung
- Problem: Papierausfüllen – später Übertragung am PC → doppelter Aufwand.
- Digitale Lösung: Mobile Apps für Baustellen-Rapporte oder digitale Stundenzettel, die direkt im ERP landen.
Zeitfresser 2:
Mehrfache Dateneingabe
- Problem: Kundendaten manuell in CRM, Mail und Buchhaltung doppelt eingegeben.
- Digitale Lösung: Zentrale Datenbank mit Schnittstellen verhindert redundante Erfassung.
Zeitfresser 3:
Unklare Zuständigkeiten
- Problem: Aufgaben bleiben liegen oder werden doppelt erledigt.
- Digitale Lösung: Aufgabenboards schaffen Klarheit.
Zeitfresser 4:
Dokumentensuche
- Problem: Dokumente oder E-Mails sind verstreut und nicht auffindbar.
- Digitale Lösung: Durchsuchbare, zentralisierte Ablagestrukturen.
Zeitfresser 5:
Meeting-Kultur
- Problem: Lange Meetings ohne Agenda oder klare Ergebnisse.
- Digitale Lösung: Kurze digitale Meetings mit Agenda, Aufgabenverfolgung und Protokollierung.
Zeitfresser 6:
Papierprozesse
- Problem: Manuelle Unterschriften, Kopieren, Scannen.
- Digitale Lösung: Digitale Workflows mit verschlüsselten Dokumenten und revisionssicherer Archivierung.
Zeitfresser 7:
Unstrukturierte Kommunikation
- Problem: Informationen verlieren sich in E-Mail- oder Chatverläufen.
- Digitale Lösung: Strukturierte Ablage der Informationen aus verschiedenen Kommunikationskanälen, ergänzt durch digitale Wissensspeicher.
Zeitfresser 8:
Fehlende Vorlagen
- Problem: Jeder erstellt Dokumente individuell – ineffizient und uneinheitlich.
- Digitale Lösung: Standardisierte Vorlagen mit automatischen Platzhaltern. Die Vorlagen sind zentral gespeichert und für alle Mitarbeitenden verfügbar.
Zeitfresser 9:
Manuelle Rechnungsstellung
- Problem: Zeitintensive, manuelle Rechnungsprozesse.
- Digitale Lösung: Automatisierte Rechnungserstellung direkt aus dem Auftrag oder aus der digitalen Leistungserfassung.
Zeitfresser 10:
Rückfragen & Wege im Büro
- Problem: Zeitverlust durch fehlende Infos und physische Rücksprachen.
- Digitale Lösung: Transparente Aufgaben- und Informationssysteme verringern Rückfragen deutlich.
Das muss nicht sein. Jetzt handeln.
Viele dieser Zeitfresser sind alltäglich – aber nicht alternativlos. Der Weg zur Verbesserung beginnt mit Transparenz: Wo genau geht heute Zeit verloren? Welche digitalen Hilfsmittel könnten sofort entlasten? Wer dies strukturiert angeht, spart nicht nur Zeit, sondern verschafft sich strategischen Spielraum.
Einladung zum Digitalcheck
Möchten Sie Ihre Zeitfresser los werden?
Entdecken Sie in nur 45 Minuten, wo in Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit verloren geht. Unser kostenloser Digitalcheck zeigt Ihnen konkrete Massnahmen auf, um Prozesse zu optimieren und Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern. Jetzt Termin sichern!
Jetzt von diesem Angebot profitieren:
- Kostenfrei: Das Gespräch ist für Sie völlig risikofrei. Es entstehen keine Kosten.
- Keine Verpflichtung: Es gibt keinerlei Verpflichtung zur weiteren Zusammenarbeit.